1．目的
為促進公司行政管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加強行政費用的統(tǒng)計工作，特寫此報表管理制度。
2．適用范圍
本辦法適用于集團行政報表的編制管理工作。
3．行政報表目錄、報送時間、收件人
序號 報表類型 報表名稱 報表時間 收件人 抄送人
1 臨時性報表 《工傷（意外）事故報告書》 及時
2 《消防事故報告書》 3
《林木事故報告書》 4
《財產(chǎn)出險通知書》 5
《交通事故報告書》 6
《大事記》 7
月報 《行政費用匯總表》 每月15日
8 《行政費用月度分攤表》 每月15日
9 《車輛費用月報表》 每月10日
10 《宿舍狀況表》 每月10日
11 《通訊錄》 每月5日
12 季報 《消防事故統(tǒng)計表》 每季度5日前
14 《林木事故統(tǒng)計表》
15 《工傷（意外）事故統(tǒng)計表》
16 《財產(chǎn)保險事故統(tǒng)計表》
17 《車輛交通事故統(tǒng)計表》
18 《印章使用登記表》
19 《機動車輛統(tǒng)計表》
20 《租賃物業(yè)統(tǒng)計表》
21 《自購物業(yè)統(tǒng)計表》
4．報送方式
4．1 各子公司需在報表規(guī)定的時間內(nèi)，將當(dāng)月行政報表以電子文檔形式通過E-mail報送到集團人力資源及行政部行政主任處，并抄送相關(guān)人員。
4．2 集團人力資源及行政部行政主任需及時將各子公司、集團總部的行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總后，于規(guī)定內(nèi)將該表上報香港總部人力資源及行政部審核。
5．報表編制說明
5．1 行政報表體系納入年度考核，由集團人力資源及行政部負責(zé)對各公司人力資源及行政部行政報表編寫責(zé)任人實施考核。
5．2 為保證行政報表統(tǒng)計資料的連續(xù)性、準(zhǔn)確性和時效性，請各子公司安排專人做好行政報表的編寫統(tǒng)計工作。嚴格按照填報標(biāo)準(zhǔn)和要求及時準(zhǔn)確地做好統(tǒng)計、匯總，并按時限上報。
5．3 各子公司可根據(jù)本公司實際情況，選擇以上報表填寫，例如有的公司沒有車輛或購買林地的，可以不用填寫相關(guān)表單。
5．4 如果本月（季）報表與上月（季）報表數(shù)據(jù)一致沒有變化時，必須將報表時間與填報日期更新后上報。
5．5 臨時性報表是指子公司有事故（事件）發(fā)生后填寫的報表，臨時性報表必須是在事故發(fā)生后2日內(nèi)填
寫相關(guān)表單報告集團人力資源及行政部相關(guān)人員。例如子公司員工發(fā)生工傷事故或意外事故，填寫《工傷（意外）事故報告書》，獲得相關(guān)榮譽時，填寫《大事記》。
5．6 月（季）度報表的統(tǒng)計必須準(zhǔn)時完成，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，如果因為特殊情況不能準(zhǔn)時填報，須提前向集團人力資源及行政部行政主任說明原因。
5．7《租賃物業(yè)統(tǒng)計表》、《自購物業(yè)統(tǒng)計表》統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)包括辦公室、宿舍、廠房、倉庫等一切建筑物及土地。
5．8 行政費用分攤方法，各部門申請的文具、辦公耗材、紙張及印刷用品等計入申請部門費用；公司產(chǎn)生的公共行政費用（如房屋租金、水電費、管理費、維修費、電話費、飲用水、財產(chǎn)保險等）按當(dāng)月各部門人數(shù)進行分攤到每個人；車輛費用按各部門實際使用分攤，維修、保養(yǎng)、保險、稅費按當(dāng)月各部門人數(shù)進行分攤到每個人。
5．9 集團人力資源及行政部因工作需要，可以臨時增加報表數(shù)量或修改報表格式內(nèi)容。
5．10 按照公司財務(wù)管理制度或固定資產(chǎn)管理制度列入固定資產(chǎn)的設(shè)備和工具等費用，不需要列入行政費用內(nèi)。
5．11 各子公司如在報表填寫過程中，對報表格式等內(nèi)容不清楚時，應(yīng)向集團人力資源及行政部行政主任咨詢后再填報，不得擅自更改報表內(nèi)容和格式。
6．報表管理
6．1 行政報表文檔以書面文件或電子文件兩種方式給予存檔保存，并按時間順序排列。
6．2 為使行政數(shù)據(jù)可追溯性，行政報表保存時間為二年。
7．本辦法由集團人力資源及行政部制定和解釋。
